こんにちは、グループ広報部です！皆さんは、ミーティング後に決定事項を社内で共有するとき、ただ口頭で伝えるだけで済ませていませんか？
それで「情報共有は完了」と思っているかもしれませんが、それでは大事なことが伝わりきっていないかもしれません。情報共有は、チームの連携や仕事の効率化に非常に重要です。
この記事では、「なぜ情報共有が大切なのか」、そして「具体的にどんな方法で行うと良いのか」についてまとめています。効率的な情報共有を目指し、チーム全体のパフォーマンスを高めていきましょう。
なぜ情報共有が大事なのか？
情報共有とは、仕事に関する情報を全員が正確に理解し合うこと。会議での決定事項を全員が同じ認識を持ち、業務を円滑に進めるために必要です。
しかし、口頭で情報を伝えるだけでは、全員に確実に伝わっているとは限りません。
口頭での伝達は情報が歪んだり、誤って伝わるリスクが高く、結果としてチーム全体の質が低下してしまう恐れも。
一方で、情報共有がうまくいけば、新しいアイデアや知識がスムーズに共有され、チーム全体の成長やイノベーションが促進されます。さらに、メンバーが自分の意見や知識が尊重されていると感じることで、モチベーションが向上し全体の生産性が高まるので、チーム全体のパフォーマンスを最大限に引き出すことができます！
この効率的な情報共有でおすすめなのが、会議の決定事項を「議事録」として残すことです。次は、この議事録のメリットについて見ていきましょう。
議事録のメリット
議事録のメリットは大きく分けて次の2つがあります！
- 手間が省ける
- 正しい情報を拡散できる
順番に見ていきましょう💨
手間が省ける
１つ目のメリットが、「手間が省ける」ことです。議事録を公開して全員がアクセスできる状態にすることで、「誰かに聞く手間」や「相手に伝える手間」がなくなり、業務の手間を大幅に省くことができます。情報のやり取りにかかる時間と労力が削減されるのがポイントです！
議事録を書く手間がかかると思われがちですが、実際には口頭で情報を伝えて全員に同じ理解を持たせる方がもっと手間がかかります。議事録を活用することで、複数のメンバーに同じ説明を何度も繰り返す必要がなくなるため効率的な情報共有が可能となり、結果として全体の業務負担を軽減させることができます。
正しい情報を拡散できる
続いて２つ目のメリットが、「正しい情報を拡散できる」ことです。議事録は、会議で話し合った内容や決定事項を正確に記録します。そのため、誰でも後から確認でき、情報の誤解を防ぎます。
もし議事録がなければ、同じ質問が何度も繰り返されたり、重要な決定事項が伝わらなかったりするリスクがあります。議事録があることで一度で済む確認作業が増えるため、全体的な業務の効率も向上します。
また、議事録で明確に記載することで、決定事項に至った過程がわかります。これにより、チーム全体が同じ方向を向き、スムーズに業務を進めることができたり、意思決定の背景や理由が共有されることで、メンバー間の信頼感も高まり協力体制が強化されることも期待できます。
漏れなく情報共有するには？
いろんな場所であらゆる情報共有がされていると、どうしても情報が漏れてしまうことってありますよね。次は、情報共有を忘れないために習慣にしたい行動について見ていきましょう。
口頭で済ませない
口頭での情報共有は手軽ですが、後で「言った言わない」の問題が起きやすいです。また、重要な会議での決定事項を口頭で伝えただけだと、時間が経つにつれて忘れられたり、誤って伝わることがあります。これにより、誤解やトラブルが生じるリスクが高まってしまいます。
そこで重要なのが、口頭で済ませずに、議事録などのデータで残すようにすることです。重要な情報は口頭だけでなく必ず記録に残すようにしましょう。記録に残すことで、全員が同じ情報を正確に把握でき、トラブルを未然に防ぐことができます。
文字として残す
情報を文字として残しておけば、誰でも後から確認できて情報が正確に伝わります。会議の議事録やメールでの連絡事項を文書化すると、全員がいつでもアクセスでき、同じ情報を共有できます。これにより、誤解やミスが減り、チーム全体がスムーズに連携できます。
文字に残さないと情報が曖昧になりやすく、誤解やミスが生じることがあります。しかし、文書化することで情報の信頼性が高まり、トラブルを防ぐことができます。正確な情報が共有されることで、チームの効率も向上します。
社内で今後取り組むこと
社内として、今後は以下の流れで行っていきます。
- 月1回の部門会議を開催
- 開催後はLINEWORKSで議事録を公開
今後、この二つを徹底していきましょう。
月1回の部門会議を開催
月に一度、定期的に部門会議を開催します。この場では、各メンバーが現在の進捗状況や課題を共有し、今後のアクションアイテムを明確にしていきます。
会議を定期的に行うことで、メンバー全員が最新の情報を共有でき、進捗状況や課題を把握しやすくなります。また、メンバーが自分の役割や責任を再確認し、効率的に業務を遂行できるようになるのがポイントです。
開催後は議事録を公開
会議が終わったら、その議題を一つ一つ確認し、メンバーに伝えるべきことがないかを整理することが大切です。これにより、情報の漏れや誤解を防ぐことができます。会議後には議事録を作成し、話し合った内容をまとめておきましょう。
情報共有を徹底するためには、事前にどのように情報を共有するかを決めておくことが効果的です。例えば、定例のミーティングで必ず議題にすること。必要に応じてみんなを集めてLINEのグループで情報発信などではなく、LINEWORKSで議事録を公開する習慣をつけることが重要です。定例ミーティングで必ず議題にすることで情報共有が抜け落ちることがなくなります。
議事録の書き方については以下の記事をご覧ください！
情報は自ら取りに行こう！
今回は、情報共有の重要性についてまとめました。正確な情報を共有し、全体に行き渡ることで、無駄な修正や確認作業が減り、効率的に目標達成に向かって進むことができます。
しかし、情報をただ待つだけでは不十分です。自ら積極的に取りに行く姿勢が大切とも言えます。情報を積極的に求めることで、自分の業務に必要な情報を逃さず、効率的に仕事を進めることがができるでしょう。
これらの取り組みを実施することで、組織内の情報共有がスムーズになり、皆が安心して仕事に取り組めるようになります。情報を正しく共有して、チーム全体の力を引き出しましょう！
