こんにちは、グループ広報部です！会議の後に議事録を作成することが多いですが、皆さんはどのように書いていますか？
議事録は会議で決まったことを共有するためにとても大切なものですが、なんとなく書いてしまっている方も少なくないでしょう。実は、議事録の書き方ひとつで、その後の情報共有や仕事の進め方が大きく変わるんです。
今回は、議事録の正しい書き方についてわかりやすく解説していきます！議事録を上手に書けば、会議に参加できなかった方でも内容をしっかり理解できるようになります。ポイントを押さえて、誰が読んでもわかりやすい議事録を作れるようにしていきましょう。
そもそも議事録って何書くの？
議事録とは、会議や打ち合わせで話し合った内容や決定事項を記録した文書です。これにより、参加者全員が同じ情報を共有し、会議の内容を後から確認できるようにします。
議事録には、以下の項目を含めることが一般的です。
- 日時と場所
- 参加者
- 議題
- 議論内容
- 決定事項
- アクションアイテム
これらの項目を議事録に記載することで、会議の内容を正確かつ詳細に記録でき、後から見返しても分かりやすい文書となります。これだけ記載していれば不参加の方が見ても、状況の把握と今後の方針について理解ができますね！
メリットとデメリット
次に議事録を書くメリットとデメリットについてみていきましょう。
メリット1：不参加でも情報共有がスムーズに
議事録の大きなメリットは、会議に参加できなかったメンバーでも内容を把握できる点です。
急な出張や体調不良で欠席しても、議事録を読めばどんな議論が行われ、どんな決定がされたかを簡単に理解できます。これにより、欠席したメンバーも他のメンバーと同じ情報を共有でき、業務の進行に遅れが生じません。
メリット2：トラブルの防止
議事録はトラブルを防ぐのにも役立ちます。会議で話し合った内容や決定事項をしっかり記録しておくことで、「言った、言わない」のトラブルが起こりにくくなります。また、議事録を見れば、誰がどんな責任を持っているのかがはっきりします。そのため、「聞いていなかった」というトラブルを未然に防ぐことができます。
さらに、記録を見返すことで、過去の会議内容を確認し、次回の改善点を見つけやすくなるのもポイントです！
デメリット1：議事録を書く手間が発生する
議事録のデメリットは、作成するのに少し手間がかかってしまう点です。会議中に詳細なメモを取るだけでなく、後でそれを整理して文書化する作業が必要です。
特に、長時間の会議や多くの議題がある場合は、議事録の作成にかなりの時間と労力を要します。しかし、この手間を惜しまずに行うことで、後々のトラブルや誤解を防ぐことができ、結果として業務の効率化に繋がります。
デメリット2：書き方次第で誤解を招く恐れがある
デメリットのもう一つは、議事録は書き方次第で誤解を招く可能性があるという点です。曖昧な表現や不正確な記録は、情報の誤解や行き違いを引き起こす原因となります。
また、意図的に偏った内容を記録すると、後でトラブルの原因になることもあります。そのため、議事録は客観的かつ正確に記録することが重要です。事実に基づいた記述を心掛け、誰が読んでも理解できる内容にすることで、誤解を防ぐことができます。
議事録での情報共有のポイント
次に、議事録で情報共有する際のポイントについてみていきましょう。
ポイント1：結論を簡潔にまとめる
議事録を作成する際に一番大切なのは、結論を簡潔にまとめることです。会議の詳細な議論をすべて記録するのではなく、重要なポイントや決定事項を明確に記載するように心がけましょう。
例えば、「プロジェクト〇〇の進行を来月末までに完了させる」というように、具体的で分かりやすい結論を示します。これにより、後から議事録を読む人が迅速に重要な情報を把握でき、何をすべきかが一目で分かるようになります。
ポイント2：要点を箇条書きにする
議事録を分かりやすくするためには、要点を箇条書きにするのが効果的です。箇条書きにすることで情報が整理され、視覚的にも読みやすくなります。
また、箇条書きにすることで各項目が明確に区分され、重要なポイントが一目でわかるようになります。「会議の主要な議論点」や「次回までの課題」を箇条書きにし、順序立てて記載することで、読み手が情報を素早く把握できるようになり、重要な内容が見落とされることもありません。
ポイント3：SMARTの原則
議事録を作成する際には、SMARTの原則に従って記述すると良いでしょう。SMARTとは、それぞれの頭文字を取ったもので、これら5つの要素は、目標を達成し成功をつかむための5因子とされています。
- Specific：具体的・わかりやすい
- Measurable：測定可能・数字になっている
- Achievable：同意して・達成可能な
- Relevant：関連性
- Time-bound：期限が明確
これらの頭文字をとってSMARTと呼ばれており、これらの要素を取り入れることで、目標設定がより具体的になり、達成への道筋が明確になります。
また、SMARTの原則を活用することで、議事録がより実践的で、次に何をすべきかがはっきりとわかるようになります。
議事録におけるルール
ルール1：誤解しやすい書き方をしない
議事録を書く際には、誤解を招きやすい書き方を避けることが大切です。曖昧な表現や専門用語を使いすぎると、読む人によって解釈が異なる可能性がありますよね。具体的でわかりやすい言葉を使い、事実に基づいた記述を心掛けましょう。
また、議事録を作成した後には、他のメンバーに確認してもらうことで、誤解を招く表現がないかチェックすることも重要です。これにより、誰が読んでも理解しやすい議事録を作成することができます。
ルール2：長文でダラダラ書かない
議事録は、長文でダラダラと書かないように注意しましょう。情報が多すぎると、読み手が重要なポイントを見落とす可能性があります。
会議の内容をすべて文章で書くのではなく、要点を箇条書きにして整理すると良いでしょう。また、各議題ごとに主要な議論点や決定事項を短くまとめて視覚的にも見やすくすることで、読み手が情報を素早く把握できるようになります。簡潔にまとめることで、時間の節約にも繋がります。
ルール3：日時・参加者を必ず入れる
議事録には、会議がいつ行われたのか、誰が参加したのかを必ず記載しましょう。例えば、「2024年6月24日、10:00〜11:00、会議室A、参加者：田中、佐藤、鈴木」といった具体的な情報を含めることで、後から見返したときにどの会議の議事録なのかが一目でわかります。
また、参加者のリストを記載することで、誰がどのような発言をしたのか、責任の所在が明確になります。この情報があることで、後から確認する際に非常に便利です。
まとめ
議事録は、会議の内容や決定事項を記録し、情報を共有するための重要なツールです。効果的な議事録を作成するためには、結論を簡潔にまとめ、要点を箇条書きにし、SMARTの原則に従って記述することが大切です。
また、誤解しやすい書き方を避け、長文でダラダラ書かず、日時や参加者の情報を必ず記載するなどのルールを守ることも重要です。これらのポイントを押さえて議事録を作成することで、情報の共有が円滑になり、チームの連携や効率が向上します。
議事録の作成は手間がかかるかもしれませんが、その効果は大きく、組織全体のパフォーマンス向上に繋がりますので、しっかり書きましょう！
