こんにちは、ライフグループ広報の能浦です🍃
前回の記事では、弊社で使用している情報共有ツール『LINEWORKS』のメリットについてご紹介しましたが、今回はその続編「具体的な活用例」についてです。
ライフグループ では3年前にLINE WORKSを導入し、業務の効率は大幅にアップ。社内の情報共有や管理がしやすくなり、社員からも非常に良いお声を沢山いただいております…！
それでは、LINE WORKをどのように活用しているのか一緒に見ていきましょう💨
LINEWOKSの掲示板での活用例
活用例１：初期画面のカスタマイズ
まず、画面の上部部分をご覧ください！こちらは、よく社員がアクセスするツールやページをまとめています！
こちらのボタンは、自由にカスタマイズが可能。ライフグループでは、社内報へのアクセスをより簡単にするため、ライフマガジン（WEB社内報）のボタンを追加しています！
アイコンをクリックするだけで素早くサイトへアクセスできるのがとても便利です👌
活用例２：方針の共有【代表の挨拶・経営戦略】
ライフグループ では、毎月1日全体朝礼を行っており、全体朝礼の際に代表からの振り返りと想いを共有しています。しかし、本社での対面形式で行われると、県外拠点の従業員や外せない業務の従業員には想いが伝わりにくいですよね🌀
この温度感をなくすために、毎月LINE WORKSに残すようにしています！この状態だといつでも読み返すことができますよね。これにより、全員が代表の想いを受け取れる環境を整えています！
活用例３：会議議事録の公開
会議ってどの会社でも定期的に行われますよね。でも会議に出席していない人からすると「どのような内容なのか？」「会議で何が決定したのか？」など内部はなかなか見えずらいですよね。
この温度差を無くすために、各会議の議事録も格納するようにしています！
LINEWORKSの掲示板内に議事録用のテンプレートを作成。会議終了後にその記載した議事録を公開します。議事録の格納場所も明確になっているので、データを無くすことありません✨
公開時は、通知の有無も選択できますので、全従業員に発信することだって可能。議事録の作成から公開、そして発信までスムーズに進めることができます。
活用例４：重要文書の格納と共有【就業規則】
掲示板内に就業規則などの大事な情報も格納されています。
ライフグループは7つの会社から成り立っており、もちろん就業規則はグループや各社ごとに違います。
しかしこんな状況でも、LINE WORKSでは閲覧権限を設定することが可能なので、従業員によって閲覧できる画面を変えることができます！
管理者側で閲覧権限を付けて掲示板を配信出来るのがLINEWORKSのメリットですね！
活用例５：共有情報の格納【その他】
他にも、一年中いつでも確認できるように…
- グループ年間スケジュール
- 研修スケジュール
なども掲示板にて配信しています。
また、各社の収支報告書や毎年行われる方針発表会の発表資料なども掲示板内で配信しており、いつでもどこでも従業員が閲覧できるようにしています！
活用例６：お知らせの発信
後から確認する情報は掲示板に載せていますが、中には「お知らせ」のような周知する場面もありましう。そのような情報に関しては、LINE WORKSのトークルームにて配信をしております！
- グループイベントの日程
- 人事異動のお知らせ
- 経理書類関連
- 健康診断に関するご案内
- 朝礼などのご案内
その都度メールで、確認漏れが多くありました。
その都度、『確認の確認』を行っており、確認業務に時間がかかりすぎていましたが、情報の配信場所は下記のようにルールを決め、情報に合わせて配信をしております。
アンケート
実は、LINE WORKSにはアンケート機能もあるんです。ライフグループでも沢山活用しています！
- イベントの出欠確認
- アンケート調査
- 運動機会に関する調査
- 食生活に関する調査
今まではシートを作成して各従業員に記入してもらい、未記入の社員にはメールで催促など、とにかく手間が多く時間がかかっていました。しかし、LINE WORKSのアンケート機能を活用し始めてから一変！
例えば、よくある従業員へのアンケート調査でも…
- テンプレート活用でアンケート作成
- 回答期間を設けて発信
- 回答結果を集計
ここまで、全てLINE WORKSがやってくれるんです！従業員もトークに流れてきたアンケートに答えるだけでOK！メールのように埋もれることもありませんので、回答率もグーンっとアップしました。
効率よくアンケートを取りたい！っていう方にオススメです💭
まとめ
以上、活用例をご紹介しました！
LINEWORKSで提供されている全ての機能を利用できているわけではありませんが今まで散漫していた社内の情報もすべてを1つのツールにまとめて効率的に配信・共有することができ、大変助かっています！
情報の配信場所や管理方法にお悩みの方にはまずおすすめしたいツールです！
参考になると嬉しいです〜！
