こんにちは、ライフグループ広報の能浦です🌿
会社・グループ間でのスムーズな情報共有、これは多くの企業が抱える重要な課題の一つですね。
私たちライフグループは、7つの異なる事業を展開し、県内外に14拠点を構え、従業員数は約200名ほど。組織が大きくなるにつれ、情報共有に関する課題が浮き彫りになりました。
そこで、私たちは問題解決の一環として、効果的な情報共有を実現するためにLINE WORKSを導入しました！ 今回は、このLINE WORKSを導入することになった背景と、このツールのメリットについてお伝えしていきます。
LINE WORKS導入の背景
私たちライフグループは、従業員数が約200名ほど。従業員数の増加に伴い、新しい情報の把握不足、メールのやり取りの遅さなどの様々な問題が課題となってきました。
- 情報漏れ
- 新しい情報の把握不足
- メールによるやり取りの遅さ
- 情報の把握状況を確認する作業
- ポータルサイトへのアクセス制限
その解決策として導入したのが「LINE WORKS」です！このコミュニケーションツールを導入したことで、仕事が効率的に進むようになりました🌼
このLINE WORKSには、企業の悩みを解決する素晴らしい機能がたくさんあるんです！っということで次に、メリットについて一緒に見ていきましょう！
LINEWOKSを使用するメリット
メリット１：誰でも簡単に使いこなせる
LINE WORKSは、LINEとの親和性が高いのが特徴です。従業員の年齢層が幅広い中、普及しているアプリケーションを採用することで、導入がスムーズに進みました！
また、LINE WORKSの操作はLINEとほぼ同様。手厚いマニュアルもありますので、従業員にとってストレスなく利用できるコミュニケーションツールとなりました！
メリット２：業務が効率良く進む
弊社では今まで、社内でコミュニケーションをとる時は、基本的にメールを使用していました。しかしメールだと、どうしても業務にタイムラグが生じてしまいます。
一方でLINE WORKSは、リアルタイムでの共有や伝達が可能なうえ、メールよりも確認しやすく、ビジネス用のスタンプも充実しています。これにより、業務スピードの向上に繋がりました！
また、LINEと同様に既読が確認できるのですが、LINE WORKSはそれだけではなく、既読に加え既読した人を把握できちゃうんです！これにより、「誰が確認していて誰が未読か」が一目瞭然になりました。
使い方次第で、確認作業が大幅に減り、業務を効率良く進めることができます！
メリット３：外部ユーザーとのやり取りも可能
LINE WORKSは、社内のLINE WORKSをしている人としかやり取りできないのではないか？っと思っていませんか？
実は、「外部（社外）のLINE WORKSをしている方」や「LINEをしている方」とでもやりとりが可能なんです！なので、外部の方とやりとりしたいが為にわざわざLINEWORKSを導入させる、という手間も必要ありません！
ライフグループでは、石川県内でシェアオフィスを運営しており、シェアオフィス契約者様との情報共有や緊急連絡などにもLINEWORKSを活用しています。
- 貸し会議室の予約
- 長期休暇の連絡
- 大雪／災害時などの緊急連絡
- その他お問い合わせ時
今までは紙媒体でやり取りを行なっていましたが、LINE WORKS導入後は上記のような場面で活用しています！入居者様からも「問い合わせを簡単に送信できるので便利だ」と嬉しいお言葉もいただきました✨
アカウントのQRコードを読み取るだけで外部ユーザーとやり取りを開始することができるので非常に簡易的です。
総務に聞いた 管理側の声
ここからは、LINE WORKSのメリットを踏まえ、ライフグループの総務が感じたLINE WORKSの良かった点を紹介していきます！！
今後、コミュニケーションツールを導入しようか迷っているという方は、是非ご覧ください〜！！
セキュリティー面もばっちり
LINEWORKSは管理者権限を付与することができ、管理者は様々な制限を設定することが可能です。
- 外部ユーザーとのやり取り制限
- パスワードの管理（確認や変更）
- 閲覧制限
- グループトークの作成
- 従業員のインストール状況の把握 などがあります。
管理者権限には以下の3種類があり、それぞれ異なる制限やアクセス権が設定されています。
- 最高管理者
- 副管理者
- 運用管理者
LINEWORKSの導入後は、管理者サイドで特定の機能やアクセス権を制限することで、セキュリティーや情報の安全性を高めつつ運用できています。
現在、2年近く運用していますが、情報漏洩等の問題も発生していません！管理機能が充実しているのも、LINEWORKSの魅力だと感じています！
アカウント管理に手間がかからない
LINE WORKSでは、アカウント管理の手間がかからないのも嬉しいポイントのひとつ！
今までだと、ポータルサイト専用にてアカウントを作成し、１アカウント作成に約３０分以上かかっており、削除時も同様の時間が発生。入退社がある度に、時間をかけてアカウントの作成・削除を行っていました…。
しかしLINE WORKSでは、アカウント作成時に登録する情報は最小限しかなく、約１分ほどで作成が完了！アカウント作成・削除が容易で、従業員の振り分けも簡単に行えます。入退社時の対応が迅速であり、操作がシンプルなため、従業員のストレスが軽減されました。
端末や電話番号と紐づかない
従業員の中には、「電話番号と連携されたくない！」「私用携帯を使って社内アプリケーションをインストールしたくない」と抵抗を感じる方もいらっしゃいますよね。
心配ありません！！！
その点において、LINEWORKSはビジネスに特化したツールなので、個人のデバイスや携帯電話番号に紐づくことはありません。管理側で発行した「ID」と「PW」を入力すれば利用可能なので、従業員も安心してお使いいただけます！
サポート面でも安心
LINEWORKSに関して疑問が生じた際には、チャットや電話で迅速にサポートしてもらえるので大変助かっています。
また、資料が充実しており、わかりやすいのでマニュアルもそのまま利用することができました！
アンケート機能で業務効率化！
この中でも一番嬉しかった機能は『アンケート機能』です…！
弊社では、コミュニケーション活性化の一環として様々なイベントを開催。その度に必要になるのが、「出欠確認」です。
今までは、スプレッドシートに表を作成し、従業員へ共有していましたが、確認作業に時間がかかったり回答率が悪かったりと、いろんな面で苦労がありました。
一方でLINE WORKSは、優れた面が沢山あります✨
- アンケート作成用テンプレートあり
- 回答期限の設定が可能
- 自動リマインド機能あり
アンケートを作成すれば、あとはトークルームに流すだけ！
回答者も「はい」「いいえ」をぽちっと選択するだけで回答完了するので回答率が爆上がりしました！LINEWORKSのアンケート機能を利用することで、回答率もUP・出欠確認の手間も省け、業務を大幅にカットすることができますのでオススメです。
まとめ
今回は、弊社がLINEWORKSを導入した経緯とメリットについてご紹介しました。
LINE WORKSを利用することで、リアルタイムに連絡を取り合うことが可能になり、情報伝達がスムーズに行えます。実際に、業務連携や業務のスピードが大幅に向上したことが実感できています…！！
また、操作方法の説明や新たなマニュアルを作成する必要がないため、スピード感を持ってビジネスチャットを導入したい方には特にオススメです🌼
次回は、もっと詳しい活用例についてご紹介していきます！お楽しみに！
